Det här är Akademikonferens

Akademikonferens kan avlasta dig och din institution med det administrativa och praktiska arbetet kring konferensen. Vi finns med från start till mål: projektplanering, marknadsföring, budgetarbete, abstracthantering, sponsorsökning, deltagaradministration och redovisning – samt det som uppstår längs vägen. Vårt mål är att skapa förutsättningar för en välorganiserad och ändamålsenlig konferens, där du kan fokusera på innehållet medan vi tar hand om det som ska fungera runt omkring.

Erfarenhet och stabilitet

Akademikonferens har funnits sedan 1988 och består idag av 18 medarbetare. Med lång erfarenhet av både små och stora arrangemang har vi byggt upp en trygg struktur och ett arbetssätt med pålitliga och beprövade rutiner. Vi följer kontinuerligt utvecklingen i branschen och är medlemmar i ICCA (International Congress and Convention Association) samt samarbetar nära med Stockholm och Uppsalas Convention Bureaus. Genom åren har vi medverkat i över 2 000 konferenser, vilket har gett oss en gedigen förståelse för vad som krävs för att nå ett bra resultat.

Förståelse för akademins behov

Vi har god kännedom om universitetens värden och de förutsättningar som gäller inom den akademiska världen. Det gör att vi snabbt kan sätta oss in i era behov och skapa en plan som fungerar i praktiken. Vi arbetar återkommande med Karolinska Institutet, SLU, Stockholms universitet och Uppsala universitet och säkerställer att konferensen registreras i relevanta kalendarier och i den dokumentation som universiteten behöver.

Inget krav på upphandling

Som intern enhet behöver du inte genomföra en upphandling för att samarbeta med oss. Det sparar både tid och administration, och ger dig direkt tillgång till vårt nätverk av kontakter.

Inga utlägg under processen

Vi hanterar samtliga löpande kostnader under planeringsarbetet, inklusive marknadsföring och administration. Alla transaktioner sker via ett separat konferenskonto och redovisningen görs först när arrangemanget är genomfört.

Ekonomisk överblick

Vi hjälper dig att ta fram en genomtänkt och hållbar budget samt bistår i arbetet med finansiering och sponsorsamarbeten. Alla kostnader och intäkter samlas på ett och samma ställe – ett separat konto för varje konferens. Det gör att du hela tiden kan följa det ekonomiska läget utan att blanda ihop konferensens budget med institutionens. Vi ser till att du har aktuell information genom hela processen.

Tekniska lösningar

Vi arbetar med uppdaterade, användarvänliga system som gör administrationen smidig. Deltagar- och abstracthanteringen sker i säkra digitala system och som uppdragsgivare får du egen inloggning till dessa. Här kan du följa anmälningsläget i realtid samt se inkomna abstracts.

Certifierade enligt ISO 14001

Vår miljöcertifiering innebär att vi arbetar strukturerat med att utveckla våra rutiner, processer och val av leverantörer för att minska konferensers miljöpåverkan.